Le travail hybride : comment exercer votre activité dans de bonnes conditions ?

Depuis quelques années, les modes de travail ont évolué en raison de différents événements (digitalisation, covid…). Le télétravail a pris une place plus importante qu’auparavant, avec la volonté des collaborateurs de mieux concilier vie professionnelle et personnelle. Cependant, ce système pouvait ne pas être idéal pour tous.

Le travail hybride a donc été le terrain d’entente. Liant journées au bureau et journées chez soi, il permet d’avoir des jours en télétravail, tout en gardant un contact physique avec l’entreprise.

Comment bien se préparer pour le travail hybride ? Que faut-il s’assurer de mettre en place, pour le confort et la productivité de vos collaborateurs ?

Le travail hybride : le nouveau mode de travail

Le travail hybride permet à vos collaborateurs d’effectuer leur travail depuis le bureau ou à distance. Il est mis en place sur des journées ou des horaires qui conviennent aussi bien à l’employeur qu’au salarié.

Il peut être réparti de plusieurs manières :

• 50/50 : 50% du temps à la maison, 50% du temps au bureau
• 25/75 : 25% du temps à un endroit et 75% à un autre
• Des jours fixés dans la semaine (uniquement le lundi, le jeudi…)

De manière général, il est préférable d’instaurer un planning fixe afin d’avoir une meilleure organisation et un meilleur management de ses collaborateurs.

Une méthode bénéfique pour l’employeur et ses collaborateurs.

Le travail hybride est beaucoup sollicité, notamment parce qu’il peut être source de bien être pour chez les collaborateurs. Le bien-être au travail va de paire avec productivité des employés. Il permet parfois de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Si le bureau est un lieu adapté pour les échanges entre les collaborateurs, il peut être source d’interruptions ou de dissipation. Pour certain, être chez soi renvoie davantage à un sentiment de confort et de sécurité. De plus, cela évite certaines frustrations ou fatigues liées aux transports par exemple. Le travail hybride permet à la fois de préserver l’interaction et le lien social, tout en ayant des moments plus propice à la concentration.

Qui dit nouveau mode de travail, dit nouvelles procédures à mettre en place, nouvelles organisations. Que faut-il donc faire ?

Le travail hybride : bien s’y préparer

1) Tout commence avec vos collaborateurs

Dans un premier temps, il faut former vos manageurs à cette nouvelle pratique. Le défi est de gérer l’équipe en présentiel comme à distance, tout en veillant à la performance et à la cohésion d’équipe. Pour la cohésion, il faut favoriser des moments d’échanges, des événements internes en présentiel comme en distanciel. En effet, il est possible maintenant d’organiser des événements à distance comme des webinars, des quizz interactifs, des workshop…

Vous pouvez également élire des « ambassadeurs », des référents vers qui vos collaborateurs peuvent se tourner en cas de questionnements ou de besoins. Si un collaborateur souhaite faire remonter une problématique sur son travail hybride ou s’il lui manque une information, il pourra échanger avec ce référant.

Établir des règles et encadrer le travail hybride sont plus que nécessaire. Pour cela, il est possible de mettre en vigueur une charte collective de bon fonctionnement pour l’équipe.

2) Repenser les espaces de travail

Les deux lieux d’exercice doivent être bien aménagés pour que le collaborateur exerce dans un milieu adapté et plaisant.

Pour ce qui est de son domicile, vous pouvez le conseiller sur les aménagements primaires à avoir (un bureau, une chaise de bureau confortable, une pièce calme…).  Mais cela restera principalement de sa volonté et de ses choix.

En revanche, face à cette évolution du travail, il est important que les bureaux deviennent un lieu fonctionnel mais aussi plaisant, où le collaborateur s’y sent bien. 80%* des dirigeants se disent prêts à repenser les espaces de travail pour garder l’envie des collaborateurs de venir au bureau. Cela signifie de transformer les bureaux en un lieu d’échanges, de collectivité. Créer un sentiment d’appartenance, de groupe, avec des relations fortes entre collègues.

Que ce soit au bureau ou chez eux, il faut cependant mettre à disposition les équipements indispensables et performants pour que vos collaborateurs travaillent dans les meilleures conditions. Voyons ensemble ses équipements.

3) La communication, primordiale pour la liaison bureau et télétravail.

Avec cette dualité de lieux d’exercice, il faut garder une liaison entre vos collaborateurs. Afin que les informations circulent bien, il faut s’assurer d’une bonne communication. Tout le monde doit avoir accès au même niveau d’information, peu importe où ils sont. Car une information mal diffusée ou peu claire peut entraîner une perte de temps et des erreurs.

Pour communiquer, les solutions de téléphonie IP sont idéales pour le travail hybride !

L’outil pour garder le contact : la téléphonie IP

La VoIP dispose de nombreuses fonctionnalités qui vont aider vos collaborateurs avec le travail hybride :

• La supervision : Quand on n’est pas sur le même lieu, il est plus difficile de s’assurer de la disponibilité d’un collègue. Avec cette fonctionnalité, ils pourront s’assurer si la personne est absente, en ligne, en déplacement ou disponible.
• La communication unifiée : Vos collaborateurs recevront leurs appels sur tous leurs équipements (portable, fixe, ordinateur). Pouvant ainsi rester joignables où qu’ils soient.
• Les visio-conférences : l’outil idéal pour permettre des réunions avec l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient au bureau, chez eux, ou en déplacement.

Lire aussi : 6 fonctionnalités VoIP indispensable pour vos déplacements pro (ba-connect.fr)

Un service de téléphonie ne sera pas le seul équipement nécessaire. Il faut bien sûr fournir tout le matériel informatique pour que vos collaborateurs exercent leur métier.

Des besoins matériels

La méthode BYoD de l’abréviation anglaise « bring your own device » est une pratique qui consiste à utiliser ses équipements personnels (smartphone, ordinateur, tablette…) dans le contexte professionnel. En d’autres termes vos collaborateurs utilisent leur équipement pour travailler. Si cette méthode permet certaines économies, elle n’est cependant pas conseillée pour des raisons de sécurité. Les appareils « de tous les jours » ont tendance à être moins équipé en matière de protection. Pour cela, si vous avez les ressources financières, nous conseillons de fournir un équipement dédié au travail à vos équipes.

C’est-à-dire les équipements de communication, d’informatique, mais également de gestion, de logiciels de bureau.  Tout ce dont le collaborateur dispose au travail, il doit également en avoir accès chez lui pour travailler dans les mêmes conditions.

Lire aussi : Les 6 équipements informatiques à prioriser pour votre entreprise (ba-info.fr)

Des besoins de sécurité

Comme évoqué juste avant, vos collaborateurs doivent avoir des équipements sécurisés pour leur travail hybride. Pour cela il faut :

• Un antivirus professionnel : Cette solution de sécurité vous protégera des cybermenaces davantage qu’un antivirus « classique » ou gratuit dont les ordinateurs peuvent disposer nativement. Ce un logiciel qui va assurer la sécurité de votre système informatique en détectant, identifiant et supprimant les logiciels malveillants.

• VPN nomade : Un VPN désigne un réseau privé par lequel transitent les données en toute sécurité. On utilise souvent l’image du « tunnel » afin de le décrire. Le VPN nomade permet ainsi aux télétravailleurs de se connecter au réseau de l’entreprise et échanger des données ou informations de manière sécurisée.

• Un routeur 4g-5G : Plus disponible et sécurisé qu’un réseau Wi-Fi public ou Wi-Fi personnelle, le routeur 4G – 5G est la solution idéale pour ceux qui souhaitent bénéficier d’un accès internet fluide. Il permet aux collaborateurs de travailler plus confotablement et en toute sécurité.

• Sécuriser l’accès aux données : Un collaborateur en télétravail est plus vulnérable. Il peut plus potentiellement se faire hacker ou encore s’il est en déplacement se faire voler son matériel. De ce fait, limiter son accès aux données uniquement nécessaire pour l’exercice de son activité est primordial. Ainsi, en cas de cyberattaque, l’ensemble de vos données ou de vos système ne seront pas impacter, mais seulement la partie accessible par le collaborateur en question. Pour illustrer ce propos, un chargé de communication n’a pas besoin d’avoir accès aux dossiers du service comptabilité ou du service RH par exemple. Ne pas lui autoriser les accès depuis son PC n’est donc pas bloquant, et reste plus sécuritaire.

• Limiter les droits d’utilisateurs sur les ordinateurs: Afin d’éviter toutes installations non autorisées pouvant mettre en danger votre système d’information, vous pouvez limiter les droits d’utilisateurs sur les ordinateurs de vos collaborateurs. Les droits d’utilisateur incluent les droits d’ouverture de session et les autorisations. Les droits d’ouverture de session contrôlent qui est autorisé ou non à se connecter à un appareil et comment ils peuvent se connecter.
  Les autorisations de droit utilisateur contrôlent l’accès aux ressources de l’ordinateur et du domaine. Ainsi, seul un responsable technique ou informatique disposera de ces autorisations et pourra faire des installations sur l’ordinateur.

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L’équipe BA Info reste à votre disposition pour tout renseignements

*Télétravail et présentiel, le travail hybride devient la norme – Challenges