Votre entreprise a besoin de nombreux équipements informatiques pour assurer son bon fonctionnement et la réalisation de son activité. Alors que l’amélioration de la productivité est aujourd’hui au cœur des priorités, avoir un bon équipement informatique est une étape essentielle.
Cependant, face à la large gamme d’appareils et de technologies disponibles, il peut être difficile de faire les bons choix et de savoir ce qu’il faut se fournir réellement. Cet article est là pour vous apporter les informations sur comment s’équiper et que faut-il choisir pour ne manquer de rien.
Quels sont vos besoins en équipement ?
Avant toute chose, vous devez faire un état des lieux de vos équipements, c’est-à-dire :
- Lister ce que vous possédez déjà.
- Relever les équipements qui vous ont été utiles ou qui ne le sont plus.
- Notifier tous éléments obsolètes.
- Voir les équipements qui vous manquent
Ensuite, la réalisation d’une étude des besoins vous permettra de répondre au mieux à vos attentes. Elle vous évitera ainsi des dépenses non-nécessaires et d’engager inutilement des frais supplémentaires.
Interrogez-vous sur l’utilisation que vous ferez au quotidien de vos appareils (fréquence d’utilisation, mode, tâches nécessitant de l’automatisation… etc.) pour avoir les performances et configurations attendues. Il faut également prévoir un budget pour vous équiper convenablement. À savoir qu’il est possible d’opter pour la location d’appareils, notamment lorsque l’on s’en sert moins régulièrement.
Face à la technicité de certains appareils, vous pouvez vous orienter vers votre prestataire informatique pour avoir son avis et son expertise sur la question. Le regard d’un expert reste la meilleure solution si vous voulez éviter de potentielles erreurs.
Quels sont les équipements à prioriser ?
#1 Ordinateur
L’ordinateur est généralement un outil primordial pour votre entreprise, qu’il soit fixe ou portable. Même si la tendance de la hausse du télétravail favorise l’utilisation de pc portable pour une question de mobilité.
Pour choisir l’ordinateur « idéal », différents points sont à prendre en compte comme la performance, la longévité et l’autonomie. Le choix dépend foncièrement de votre activité ou encore du poste occupé, et donc des missions réalisées par le détenteur de l’appareil. En fonction de cela, vous n’aurez pas les mêmes attentes et les mêmes besoins techniques (mémoire vive, de résolution et de stockage). Certaines entreprises font d’ailleurs le choix de s’orienter vers des tablettes plutôt que des ordinateurs, ce qui leur offre une certaine fluidité et mobilité.
En outre, vous pouvez vous équiper d’accessoires de « confort », comme des écrans supplémentaires, une souris sans fil, un clavier bluetooth… Un écran supplémentaire vous apportera un confort en plus et un gain d’efficacité, en permettant de scinder/ jongler entre plusieurs applications / tâches.
#2 Un système de téléphonie professionnel
Il existe deux cas de figures. Certaines entreprises vont s’équiper de téléphones portables professionnelle à destination de leurs employés, comme les commerciaux pour des question de mobilité.
Cependant, nous vous conseillons fortement la téléphonie IP. Cette technologie est de plus en plus courante dans les entreprises. Elle met à votre disposition de nombreuses fonctionnalités, garantissant une expérience client et utilisateur optimale.
Il vous est également possible avec une seule et même application de bénéficier des fonctionnalités d’un standard téléphonique, depuis votre smartphone personnel, évitant ainsi l’achat de téléphone professionnel.
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# 3 Un système de stockage de données
Au sein de votre entreprise, vous êtes amené à stocker et traiter de nombreuses données. Utiliser un système de stockage externe peut être une bonne idée. Vous êtes peut-être habitué à utiliser un disque dur externe. Cependant, il faut avoir conscience que c’est un appareil qui peut être perdu ou endommagé, risquant alors la perte de vos données.
La solution qui s’offre alors à vous : le cloud. Cet outil totalement digital vous permet de stocker et gérer vos données en toute tranquillité. Il vous offre flexibilité et agilité pour continuer votre activité en toute sécurité.
# 4 Une imprimante et un scanner
Malgré la digitalisation, il est possible d’avoir besoin de supports papiers, par exemple dans votre communication via des flyers, ou encore pour tout ce qui est d’ordre administratif. Ce sont donc des outils qui restent très utilisés et nécessaires. L’imprimante est désormais disponible dans des budgets moins onéreux.
Qui va de paire ? Le scanner. Le scanner dit « à plat » est le plus utilisé et recommandé, dû à sa facilité d’utilisation. Il suffit de glisser le document sur la vitre pour que le scan soit effectué.
Sachez qu’aujourd’hui de nombreux appareils proposent les deux : impression et scanner, ce qui peut vous faire réaliser des économies.
#5 Webcam
Celle-ci peut être directement intégrée à votre PC portable ou vous pouvez vous en procurer une, notamment si vous travaillez depuis un fixe. Avec l’évolution du télétravail, les visioconférences sont de plus en plus utilisées, permettant de réaliser des réunions avec l’ensemble de vos collaborateurs, ou vos fournisseurs, pour éviter les frais de déplacement.
Pour une webcam séparée, prenez en compte sa résolution, sa stabilité et sa qualité audio. Il est important de choisir une caméra haute résolution. Une faible résolution vous donnera une image « pixélisée ». Un modèle supérieur à 720p est conseillé si vous avez uniquement un usage interne à votre entreprise, pour les réunions par exemple. Sinon, pour un but plus large public (fournisseurs, clients) optez pour une résolution 4K.
La compatibilité avec votre matériel est primordiale. Votre webcam doit être compatible avec vos systèmes d’exploitation. Il ne sert à rien d’acheter une webcam haut de gamme si votre ordinateur ne vous permet pas de profiter pleinement de ses fonctionnalités.
#6 Le micro-casque
Certains postes nécessitent de répondre souvent à des appels au cours de votre journée. Pour votre confort, vous pouvez investir dans un micro-casque, appareil qui combine casque audio et microphone. Il vous permettra de ne pas tenir un téléphone tout le long, et donc d’avoir les mains libres pour exercer d’autres tâches. Gain de confort et de productivité.
Il faut garder à l’esprit que votre parc informatique peut être évolutif et repose sur de nombreux critères, comme la taille de votre entreprise, votre nombre de collaborateurs et votre activité.
Assurer la gestion de votre parc informatique
Une fois que vous êtes solidement équipé, il faut mettre en place la gestion de votre parc informatique. Le but étant de garantir au maximum la fiabilité, la disponibilité et la conformité de votre matériel.
Entretenir, vérifier, améliorer, remplacer… En ayant un regard permanant sur votre équipement, vous vous assurez d’éviter tout problèmes qui aurait pu être déceler avant. De plus, vous éviterez de renouveler inutilement de vos appareils et économiserez davantage. On parle alors d’anticipation et de proactivité. Une bonne gestion de votre matériel vous permettra de gagner en rentabilité et en qualité.
Sécuriser votre équipement :
Vous avez l’équipement, la stratégie de gestion, il manque encore un point très important : la sécurité.
Un système informatique peut être très vulnérable face à certaines attaques. Le vol de données est de plus en plus courant, et peut être tragique pour votre entreprise.
De nombreuses attaques existent comme :
- Les logiciels malveillants
- Les virus
- Le phishing
- Les attaques par ingénierie sociale.
Pour protéger vos collaborateurs et votre entreprise, vous devez donc vous équipez de système de sécurité tel que :
- L’antivirus: un logiciel qui assure la sécurité de votre système informatique en détectant, identifiant et supprimant les virus et autres logiciels malveillants.
- Le pare-feu: appelé « firewall », est un équipement qui surveille et filtre le trafic entrant et sortant sur votre réseau. Il décide de bloquer ou d’autoriser le trafic en fonction des règles de sécurité que vous aurez préalablement établies.
Un autre point de sécurité important : votre résilience informatique. Même si vous êtes parfaitement équipé, le risque 0 n’existe pas. La cyber-résilience c’est votre capacité à réagir en cas de dysfonctionnement lié à un incident. Il vous faut donc mettre en place un PRA, plan de reprise d’activité.
À lire aussi : Comment préserver son activité grâce à la résilience informatique ? (ba-info.fr)
Faites appel à un prestataire
BA Info vous propose un service complet d’infogérance, comprenant l’audit informatique, la gestion du parc informatique, et l’assistance aux utilisateurs. Nos contrats d’infogérance sont flexibles et personnalisables selon votre besoin.
En premier temps, nous réalisons un audit informatique, c’est-à-dire une évaluation de votre parc informatique, afin de définir quels sont vos réels besoins. Par la suite, nous vous proposons les prestations les plus adaptées à votre activité, tout en tenant compte de vos perspectives d’évolutions.
De plus, nous tenons à cœur de sensibiliser vos collaborateurs pour qu’ils aient une certaine vigilance face aux risques des cyberattaques. Augmentant ainsi la sécurité de votre parc informatique, au-delà des moyens techniques nécessaires.
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