Onboarding : les clés pour une intégration réussie et sécurisée de vos nouveaux collaborateurs

Vous vous apprêtez à accueillir un nouveau collaborateur au sein de votre entreprise ? Prenez le temps de bien préparer son intégration, tant sur le plan humain que sur celui de la cybersécurité.

Une intégration réussie ne se résume pas à fidéliser votre nouvelle recrue et à réduire le risque de départ prématuré. Elle doit également permettre de protéger votre entreprise en sensibilisant, dès le départ, votre nouveau collaborateur à vos enjeux et vos politiques de cybersécurité.

Nous vous donnons, dans cet article, toutes les clés pour un Onboarding efficace et sécurisé.

L’Onboading est un processus bien connu des services Ressources Humaines (RH). Il englobe toutes les pratiques mise en place par une organisation pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur au sein de ses équipes.

Ce processus va bien au-delà d’une simple visite des locaux ou d’une brève présentation de ses nouveaux collègues. C’est un parcours structuré et personnalisé qui vise à faciliter l’adaptation de la nouvelle recrue à la culture de l’entreprise, à ses valeurs et à ses méthodes de travail.

Il permet non seulement de transmettre les informations essentielles pour qu’il puisse être opérationnel rapidement, mais il contribue également à renforcer son engagement et à lui offrir un sentiment d’appartenance dès les premiers jours.

Un Onboarding réussi est donc un levier stratégique pour assurer la réussite et la rétention des talents au sein de l’organisation.

La sécurité numérique est souvent considérée comme « le vilain petit canard » du processus d’Onboarding. Elle est souvent délaissée par les recruteurs au profit d’autres aspects plus visibles, comme la formation métier ou l’intégration sociale.

Pourtant, intégrer la cybersécurité dès les premières étapes du parcours collaborateur est essentiel pour garantir la protection des données et du système d’information de l’entreprise. En formant votre nouvelle recrue à la sécurité numérique dès son arrivée, on réduit non seulement les risques de vulnérabilités, mais on contribue également à instaurer une culture de vigilance durable.

Cela permet également d’offrir un cadre clair sur l’utilisation des outils numériques et des accès aux ressources de l’entreprise, permettant ainsi d’éviter les comportements à risque.

Protéger votre entreprise dépasse le cadre d’une simple obligation technique. Pour un nouveau collaborateur, cela démontre que vous valorisez la cybersécurité et que vous vous engagez à offrir un environnement de travail sûr qui lui permettra d’évoluer en toute sérénité.

Lors de son intégration, la nouvelle recrue reçoit généralement des identifiants pour accéder au système d’information de l’entreprise. Ces accès lui permettront de consulter certaines informations sensibles, indispensables à l’accomplissement de ses missions, telles que la liste des clients ou encore les secrets commerciaux.

Cependant, durant cette période d’intégration, un nouveau collaborateur n’est pas encore pleinement familiarisé avec les politiques de sécurité de l’entreprise. Cela accroît le risque d’erreurs humaines, susceptibles de provoquer la divulgation involontaire d’informations confidentielles ou de déclencher une cyberattaque.

En effet, une sensibilisation insuffisante aux risques de cybersécurité peut conduire à des comportements imprudents, comme l’ouverture de courriels suspects ou la navigation sur des sites non sécurisés, augmentant ainsi le risque de compromission. Les conséquences pourraient être encore d’autant plus graves si les droits d’accès sont trop étendus ou inappropriés, c’est-à-dire au-delà de ce qui est nécessaire pour son poste.

Ces différents risques soulignent l’importance d’intégrer un volet cybersécurité dans le processus d’Onboarding, ainsi que tout au long de la carrière du collaborateur.

Il est essentiel de préparer l’intégration de votre nouveau collaborateur sur le plan numérique en amont, en portant une attention toute particulière à la cybersécurité.  Cela inclut :

• • Préparation du matériel informatique : Préconfigurez le poste de travail avec les logiciels et applications nécessaires, tout en déployant les outils de sécurité indispensables (antivirus, pare-feu, antispam, etc.). Configurez des connexions sécurisées, comme un VPN si votre collaborateur doit travailler à distance.
  • La configuration des comptes utilisateurs : créez et configurez son compte utilisateur pour les outils et systèmes qu’il utilisera. Assurez-vous qu’il ait les droits d’accès et permissions appropriées au poste qu’il occupe, dès ses premiers jours.
  • Accès aux ressources : Assurez-vous que votre nouvelle recrue a accès aux seules ressources nécessaires à l’exercice de ses fonctions, telles que les dossiers partagés, les logiciels internes et les bases de données spécifiques.
  • Authentification sécurisée : Mettez en place les méthodes d’authentification sécurisées, comme les mots de passe temporaires ou l’authentification multifactorielle, pour garantir un accès sécurisé aux ressources et outils de l’entreprise.
  • Documentation de sécurité et guides pratiques : Préparez une documentation sur les politiques de sécurité ainsi que des guides détaillés expliquant comment se connecter aux systèmes, utiliser les outils et gérer les accès.

Dès les premiers jours de votre nouvelle recrue, il est essentiel de l’initier aux enjeux de la cybersécurité et à vos politiques de sécurité. Vous devez lui donner toutes les clés pour qu’il puisse être opérationnel sur le plan numérique et protéger efficacement les actifs de l’entreprise. Voici comment procéder :

• • Présentation des politiques de sécurité : Exposez clairement les règles et les attentes en matière de sécurité numérique au sein de votre entreprise. Expliquez l’importance de cette politique pour protéger les données sensibles et garantir la conformité aux régulations en vigueur.
  • Session de formation à la cybersécurité : Organisez une formation sur les bonnes pratiques numériques, en l’adaptant à leur rôle et à leur « profil risque ». Abordez les différents cyber risques spécifiques à l’entreprise et à son secteur d’activité et présenter les procédures à suivre en cas de cyber incident.
  • Implémentation de la politique : Fournissez des exemples concrets de situations où la politique de cybersécurité doit être appliquée. Montrez comment ces directives s’intègrent dans leur travail quotidien et dans l’utilisation des outils numériques de l’entreprise.
  • Ressources et Support : Mettez à disposition des ressources supplémentaires, comme des guides ou des FAQs. Assurez-vous qu’ils savent à qui s’adresser en cas de questions ou de problèmes.
  • Fourniture des accès et du matériel : Remettre en main propre ou via un canal sécurisé les informations de connexion, ainsi que tout matériel nécessaire pour l’exercice de ses fonctions (ordinateur, téléphone, clavier, etc.).

La sensibilisation à la cybersécurité ne doit pas s’arrêter aux les premiers jours d’intégration de votre nouvelle recrue. Pour protéger efficacement votre entreprise, il est crucial d’instaurer un suivi régulier afin de maintenir un niveau de vigilance élevé et renforcer leur culture de sécurité. Voici comment y parvenir :

• • Suivi régulier : Planifiez des points de contrôle réguliers pour évaluer la compréhension et l’application des politiques de cybersécurité par vos équipes. Utilisez ces sessions pour discuter des défis rencontrés, clarifier les procédures, etc.
  • Mises à jour des connaissances : La cybersécurité est un domaine en constante évolution. Assurez-vous que vos collaborateurs restent informés des nouvelles menaces, des techniques de protection avancées, et des mises à jour réglementaires en leur proposant des formations continues, des ateliers, ou des webinaires.
  • Simulations et exercices pratiques : Organisez des exercices de simulation, comme des tests de phishing ou des scénarios de réponse à des cyberattaques. Ces exercices permettent de passer de la théorie à la pratique et de mieux préparer vos collaborateurs à réagir en situation de crise.
  • Favoriser à l’engagement : Encouragez vos collaborateurs à adopter une approche proactive en matière de cybersécurité. Incitez-les à signaler toute activité suspecte, à proposer des améliorations aux politiques en place, et à partager leurs propres expériences et apprentissages avec leurs collègues.