Pour assurer le bon fonctionnement de leur parc informatique, de nombreuses entreprises, en particulier les PME et TPE, préfèrent recourir à un prestataire de service spécialisé dans ce domaine. La gestion interne de leurs systèmes peut parfois être trop coûteuse et ne pas être en adéquation avec les ressources de l’entreprise. Ainsi, faire appel à un prestataire informatique s’impose comme la solution la plus judicieuse.
Cependant, ce n’est pas toujours évident de trouver le prestataire délivrant la qualité de services attendue et proposant des prestations adaptées à vos besoins, le tout à des tarifs raisonnables.
Dans cet article, nous vous présentons 6 critères essentiels qui vous aideront à choisir le prestataire répondant au mieux à vos attentes et vos besoins. Mais avant de les énumérer, il est important de revenir sur les avantages de l’externalisation de la gestion de son parc informatique.
Pourquoi faire appel à un prestataire informatique ?
L’informatique occupe une place importante dans la vie quotidienne des entreprises. Elle est devenue un outil indispensable permettant de créer de la valeur, de communiquer, de gérer et de piloter des activités. Pour l’entreprise, elle est source de productivité et d’efficacité.
Toutefois, pour que vos systèmes informatiques soient continuellement performants, il est nécessaire de prendre quelques précautions et de réaliser certaines actions. Il convient de maintenir ces systèmes à jour, de les configurer correctement, de sécuriser son réseau informatique, de réaliser des opérations de maintenance, de corriger les éventuelles pannes…
Les avantages pour votre entreprise
En ayant recours aux services d’un prestataire informatique, les entreprises bénéficient de nombreux avantages. Tout d’abord, cela leur permet de se dispenser de quelques contraintes comme la gestion du matériel, des ressources humaines et financières. Le budget alloué à la gestion de leur parc informatique est réduit au strict nécessaire ce qui leur permet d’optimiser les coûts.
Les entreprises gagnent également un temps considérable puisqu’elles n’ont plus à se préoccuper des problématiques informatiques, des éventuelles pannes et des dysfonctionnements de leurs systèmes. Elles peuvent alors se focaliser sur des actions à plus forte valeur ajoutée et sur leur activité.
Enfin, elles bénéficient de l’expertise et du savoir-faire du prestataire qui dispose d’une connaissance approfondie du marché des IT (technologies de l’information). Ces entreprises pourront ainsi se tenir à jour sur les innovations et profiter des nouvelles pratiques qui leur feront gagner en performance et productivité. Elles profitent également de conseils personnalisés en cybersécurité leur permettant de renforcer la protection de leurs données et de leur infrastructure informatique.
Sur quels critères choisir son prestataire informatique ?
1. La pluralité des services proposés
En choisissant un prestataire informatique proposant une large gamme de services, vous vous assurez que ce dernier soit en capacité de répondre à l’intégralité de vos besoins. Vous limitez ainsi le nombre d’intervenants et de contrats. Toutefois, vérifiez que celui-ci maîtrise parfaitement les différentes prestations proposées et qu’il possède une expérience solide sur ses domaines d’intervention.
En consolidant vos besoins auprès d’un seul prestataire, vous bénéficiez généralement de tarifs préférentiels ou de remises de volume. Il s’agit donc d’un excellent moyen de réduire vos coûts et de réaliser des économies.
Ce ne sont pas les seuls avantages ! En confiant l’ensemble votre système d’information à un seul et même prestataire, vous profitez également d’une meilleure coordination pour vos projets IT. Vous êtes certains que vos demandes soient communiquées auprès de la personne la plus amène de vous répondre. Ainsi, vous évitez les situations fâcheuses où vous devez contacter chaque intervenant, un par un, en espérant obtenir une réponse satisfaisante. En bref, vous gagnez en efficacité et un temps précieux à réinvestir dans des activités à plus grande valeur ajoutée.
2. Une qualité de service conforme à vos attentes
Pour vous assurer totale satisfaction, il est essentiel de vérifier que la qualité de service délivrée par le prestataire soit conforme à vos attentes. En visitant son site web, repérez les indicateurs qui vous permettront de jauger sa réactivité et de son professionnalisme. Intéressez-vous, par exemple, au délai de traitements des incidents, au temps d’intervention sur site, au SLA (Service Level Agreement) ou encore au temps de rétablissement.
Un bon prestataire est généralement recommandé par ses clients. Lisez attentivement les commentaires et avis clients présents sur son site internet et sur ses réseaux sociaux. Attention, ne vous fiez pas aveuglement aux avis non-vérifiés. Pas toujours véridiques, ils peuvent vous induire en erreur. N’hésitez pas à contacter directement les entreprises clientes afin de bénéficier de leurs témoignages et leur expérience client.
Enfin, il est vivement conseillé de prendre rendez-vous (en physique, par téléphone ou en visio) avec le prestataire avant de vous engager définitivement. Ainsi, vous pourrez plus facilement de vous faire un avis sur son professionnalisme et sur sa capacité à répondre à votre niveau d’exigence.
En savoir plus : Que faut-il attendre de votre prestataire informatique ?
3. Un prestataire aussi proactif que réactif
Un prestataire informatique a le devoir de conseil, de renseignement et de mise en garde. Il se démarquera de ses concurrents par sa capacité à être aussi proactif que réactif. La proactivité d’un technicien permet d’anticiper les situations déplaisantes, comme un dysfonctionnement ou une panne, avant qu’elles se produisent.
Votre prestataire doit également être force de proposition concernant l’optimisation de vos systèmes informatiques. Il doit vous conseiller et vous accompagner pour assurer en continue leur bon fonctionnement tout en améliorant leur performance. Il doit également vous apporter des solutions pertinentes pouvant vous faire gagner en productivité et en agilité.
4. Sa capacité à établir une relation de confiance
Une des qualités essentielles que doit posséder un prestataire informatique est la capacité à établir une véritable relation de confiance entre lui et son client. Plus qu’un prestataire, il doit devenir un allié, un partenaire pour l’entreprise avec laquelle il travaille. Cela se traduit par la co-construction de projets informatiques, la mise en place des objectifs communs et par la capacité s’adapter aux contraintes de chacun.
5. La flexibilité et la capacité d’adaptation
La capacité d’adaptation d’un prestataire est révélatrice de son professionnalisme et de son expertise. Il doit pouvoir proposer des services sur-mesure, adaptés aux besoins de ses clients afin de garantir leur efficacité. Un prestataire sérieux vous proposera toujours un audit de votre système d’information avant de se lancer dans un projet. L’objectif est d’analyser l’environnement technologique dans lequel l’entreprise évolue et de déterminer ses besoins réels.
Autres qualités enssentielles, un prestataire informatique se doit être attentif et à l’écoute. Cela peut se vérifier lors du premier contact. Un prestataire compétent vous posera une série de questions pour comprendre au mieux votre problématique et vous présenter ensuite la (ou les) solution(s) adaptée(s). De plus, il doit être en mesure de vous expliquer clairement et simplement ce qu’il vous propose, sans user abusivement d’un jargon technique.
6. Un contrat de prestation de service correctement dimensionné
Enfin, portez une attention particulière au contrat d’infogérance établi par le prestataire informatique. Celui-ci doit être exhaustif et correctement dimensionné. Payez uniquement pour ce dont vous avez réellement besoin, tout en vous assurant de bénéficier des services nécessaires au bon fonctionnement de votre activité. Assurez-vous également que votre contrat comporte bien plusieurs clauses essentielles, notamment celles portant sur les modalités d’exécution, la responsabilité et les obligations de chaque partie.
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